来年から電子取引データの保存が義務化
対象となる書類と保存方法の要件とは

2024 年1月から電子取引データの保存方法が変更となる。例え
ば、オンライン上で受け取った請求書や領収書等の電子取引データ
をプリントアウトして紙で保存していたという場合、2024 年1月
からはその電子取引データをデータのまま保存することが必要と
なってくる。申告所得税や法人税に関して帳簿・書類を保存する義
務のある事業者が、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書
などに相当する電子データをやりとりした場合には、その電子デー
タ(電子取引データ)を保存しなければならない。
どのようなデータの保存が必要かというと、紙でやりとりしてい
た場合に保存が必要な書類(注文書・契約書・送り状・領収書・見積
書・請求書など)に相当するデータを保存する必要がある。あくま
でデータでやりとりしたものが対象であり、紙でやりとりしたもの
をデータ化しなければならないわけではない。ただし、受け取った
場合だけでなく、送った場合にも保存する必要があるので注意が必
要だ。
保存方法の要件としては、「可視性の確保」と「真実性の確保」
の2つを満たす必要がある。「可視性の確保」では、(1)モニター・
操作説明書の備付け、(2)検索要件の充足が求められる。ただし、
前々事業年度における課税売上高が 5000 万円以下の場合や、電子
データをプリントアウトして日付及び取引先ごとに整理している
場合は、電子取引データの「ダウンロードの求め」に応じることが
できるようにしてあれば、(2)の要件は不要となる。
また、「真実性の確保」は、改ざん防止のためだが、「不当な訂正・
削除の防止に関する事務処理規程を定めて遵守する」といったシス
テム費用等をかけずに導入する方法もある。そのほか、「タイムス
タンプが付与された取引情報を受領する」、「訂正・削除の履歴が残
るシステム等での授受・保存」といった方法もある。なお、改ざん
防止のための事務処理規程については、国税庁のホームページにサ
ンプルが掲載されているため、参考にされたい。